Konverentsi eeltöö kestab kuid

Konverentsi korraldamisel pakuvad oma nõu ja abi konverentsikorraldusbürood, reisifirmad ja ka mitmed suuremad hotellid. ?Konverentsi korraldamine koosneb nii paljudest erinevatest tegevustest, et näiteks mõni keemik oma töö kõrvalt sellega hakkama ei saagi,? põhjendab Reisieksperdi juhatuse esimees Sven Lõoke vajadust konverentsi korraldamisel professionaale appi kutsuda. Konverentsi korraldusel on palju pisiasju, millega see, kes konverentsi esimest korda korraldab, varem pole kokku puutunud. Professionaalne teenusepakkuja seisab taoliste situatsioonidega silmitsi aga iga päev.

Need argumendid said otsustavaks ka Eesti Kvaliteediühingule, kes jaanuaris korraldas 12. rahvusvahelise kvaliteedikonverentsi. ?Meie puhul sai teenuse sisseostmisel määravaks see, et konverentsilogistika näol on tegemist spetsiifilise valdkonnaga ja tulemus peab olema kvaliteetne,? tõdeb kvaliteediühingu büroojuht Kersti Pärn.

Konverentsi organiseerimisel jaotasid kvaliteediühing ja tehnilise korralduse eest vastutav Frens tegevused ära klassikalisi projektijuhtimise reegleid järgides. Kvaliteediühingu ülesandeks oli tegeleda konverentsi sisulise poolega, milleks oli töö esinejate ja tõlkidega, programmi ettevalmistamine ja materjalide koostamine. Frens tegeles konverentsi vormilise küljega ? korraldas otsepostitust, arveldust, tehnilist ettevalmistust.

Pooleaastase korraldusperioodi kõige pingelisemad hetked olid Pärna hinnangul seotud jaotusmaterjalide komplekteerimise ja trükiettevalmistamisega, kuna mitmed ettekanded laekusid hilinemisega. Suurim rahuloluhetk tuli aga tagasisideankeete analüüsides: 99,9% osalenutest soovitaks kvaliteedikonverentsi ka oma tuttavatele.

Kogemuste põhjal nendib Pärn, et konverentsi õnnestumise võti seisneb oskuslikus projektijuhtimises ja õnnestunud partnerite valikus. Kõikidel, kel konverentsi korraldamine ees seisab, soovitab ta põhjalikult läbi mõelda kriitilised ohutegurid, milleks on aeg (toimumishetk, ettevalmistusperioodi pikkus), raha (osalemistasu, sponsorid), sisu (programm, esinejad) ja korraldajad. Valmis tuleb olla ka ootamatusteks ehk läbi tuleks mõelda ka must stsenaarium ?mida teha siis, kui....? ? nii määratlete juba varakult võimalikud protsessi riskid.

Frens Konverentsiteenuste tegevjuht Kadri Karu soovitab konverentsi kavandajatel vaadata, et ettevalmistuseks jääks piisav ajavaru. ?Kõige popimatel perioodidel, nagu aprill-mai ja september-oktoober, eriti nädala teisel poolel, võivad tekkida pudelikaelad majutuses ja konverentsiruumide leidmisel,? põhjendab Karu.